Основы современных компьютерных технологий


Создание и корректировка списка


Для создания нового списка необходимо выполнить следующие действия:

  1. Поместить указатель мыши на верхнюю левую ячейку списка. Записать в нее имя первого поля.
  2. Записать в соседние ячейки этой же строки имена всех остальных полей списка.
  3. Изменить ширину столбцов таблицы, исходя из длины имени каждого поля. Если длина имени поля слишком велика в сравнении с данными, которые будут записываться в этот столбец, используйте комбинацию клавиш + для записи имени поля в пределах одной ячейки в несколько строк.
  4. Выделить и присвоить ячейкам, образующим поле данных, нужные параметры форматирования (например, текстовый, денежный, числовой и др. форматы, в зависимости от назначения столбца списка).
  5. Начиная со второй строки, ввести записи списка. Элементы записей могут содержать значения и формулы.

Таблица, оформленная таким образом, автоматически распознается Excel как список. Если формат ячеек с именами полей отличается от формата ячеек, предназначенных для хранения самих данных, то первая строка такой таблицы автоматически воспринимается в качестве имен полей.

Для редактирования списка с помощью формы данных необходимо выполнить следующие действия:

  1. Активизировать любую ячейку списка.
  2. Выполнить команду Форма (Form) меню Данные (Data). На экране появится диалоговое окно, в котором будут представлены имена полей и их содержимое для первой записи списка. Последовательность имен полей в диалоговом окне формы данных соответствует их последовательности в списке. В окне формы данных всегда отображается только одна запись списка, которая может содержать до 32 наименований полей. Для выбора поля в пределах записи и "пролистывания" записей списка используются следующие клавиши и их сочетания:

  • , (+) - переход к следующей (предыдущей) записи; , () - переход к 10-й записи вперед (назад), начиная от текущей;
  • +, (+ ) - переход к первой (последней) записи списка;
  • , (+) - переход к следующему (предыдущему) полю внутри записи.

166

Для управления окном формы данных можно использовать также расположенные в нем кнопки. В частности, кнопка Критерии (Criteria) позволяет задавать условия, которым должны отвечать выводимые на экран записи. Все остальные записи списка в окне формы данных отображаться не будут. Такой процесс называется фильтрацией. Для изменения условий фильтрации необходимо нажать кнопку Критерии (Criteria) и внести изменения. Чтобы удалить заданные критерии и вернуться к отображению в окне формы данных всех записей списка необходимо нажать кнопку Очистить (Clear), а затем - кнопку Правка (Form).

Замечания.

  • Форму данных можно использовать в случае, если первая строка списка содержит имена полей.
  • Если перед выводом на экран формы данных предварительно выделена часть списка, то в окне формы данных будут отображаться только поля и записи выделенной части списка.

167

166 :: 167 :: Содержание




Начало  Назад  Вперед