Под сортировкой списка понимается упорядочение его записей в алфавитном, числовом, хронологическом или другом (заданном пользователем) порядке. Сортировка может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно. Причем в каждом поле может быть указан свой (убывающий или возрастающий) порядок сортировки. Если для выполнения операции выбрано содержимое трех полей, то алгоритм сортировки следующий:
Вначале сортируются в заданном порядке записи по содержимому первого поля.
Выполняется дополнительная сортировка записей, у которых элементы по первому полю оказались одинаковыми (сортировка таких записей осуществляется в заданном для второго поля порядке).
В последнюю очередь происходит сортировка тех записей, у которых элементы по первому и второму полю оказались одинаковыми (с применением своего порядка сортировки, заданного для третьего поля).
Если задан возрастающий порядок сортировки по определенному полю, то записи будут расположены в зависимости от содержимого этого поля:
числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного;
значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего времени;
текст - в алфавитном порядке от А до Z, затем от А до Я;
логические значения -сначала значения ЛОЖЬ (False), а затем значения ИСТИНА (True);
тексты сообщений об ошибках, возникших при вычислении по формулам, будут отсортированы в порядке их следования.
Расположение записей при сортировке списка в убывающем порядке противоположно рассмотренному.
Для сортировки списка необходимо выполнить следующие действия:
Активизировать любую ячейку списка.
Выполнить команду Сортировка... (Sort...) меню Данные (Data). При этом Excel автоматически выделит диапазон из всех ячеек списка и на экране появится диалоговое окно Сортировка диапазона (Sort).
167
Задать нужный порядок сортировки по одному, двум или трем полям списка, выбрать их имена в соответствующих полях диалогового окна.
Нажать ОК.
Замечания.
При выборе в любом порядке сортировки пустые ячейки поля размещаются в конце отсортированного списка.
При пользовательском порядке сортировки записи сортируются не по возрастанию или убыванию, а в соответствии с порядком, заданным в созданном заранее пользовательском ряде данных (см. параграф 12.5.). Пользовательский порядок сортировки можно задавать только для столбца (поля), имя которого указано в первой строке диалогового окна Сортировка диапазона (Sort). Чтобы применить пользовательский порядок сортировки для нескольких полей списка, необходимо последовательно выполнить несколько операций, сортировки для каждого из полей.
Сортировка приводит к автоматическому изменению относительных ссылок, содержащихся в формулах перемещаемых записей. Для исключения ошибок необходимо проверить, чтобы в записях не было относительных ссылок на ячейки других записей списка. При наличии таких ссылок необходимо заменить их на абсолютные до выполнения сортировки.
Перед сортировкой части списка необходимо убедиться, что выделены все поля списка, а не только те, которые видны на экране. Если выделение не захватит все поля, информация может оказаться перемешанной: выделенные поля отсортируются, а остальные останутся на месте.
Для того чтобы после неоднократной сортировки или случайного перемешивания данных вернуться к первоначальному виду таблицы, необходимо иметь ее копию.
