Процесс подготовки рабочей книги к печати включает следующие этапы:
Выбор драйвера для подключенного принтера.
Задание параметров страницы и разбиение документа на страницы.
Предварительный просмотр документа перед печатью.
Определение порядка и диапазона выводимых страниц, их нумерация.
Как правило, пользователь реализует по крайне мере три последних этапа. Это делается либо для переустановки ранее выбранных параметров печати, либо для проверки их результативности применительно к печатаемому документу.
Рассмотрим основные моменты, связанные с организацией печати рабочей книги Excel.
Выдать на печать можно один или несколько листов (все листы) рабочей книги. Можно отпечатать часть данных, содержащихся в рабочем листе. В любом случае выводимая на печать информация должна быть предварительно выделена: если печатается лист, то он должен быть активизирован; если печатается диапазон ячеек, то он должен быть выделен; если печатаются несколько листов, то все они также должны быть предварительно выделены. После этого необходимо задать команду Печать... (Print...) меню Файл (File). В появившемся диалоговом окне Печать (Print) выбирается имя принтера, а в поле Вывести на печать (Print What) - один из трех переключателей: Выделенный диапазон (Selection), Выделенные листы (Selected Sheet(s)) или Всю книгу (Entire Workbook). С помощью кнопки Выделенные листы (Selected Sheet(s)) задастся печать текущего листа. Если выделено несколько листов, то они будут выводится на печать по очереди. Если в пределах листа выделено несколько несмежных диапазонов ячеек и выбран переключатель Выделенный диапазон (Selection), то печать каждого диапазона ячеек будет начинаться с новой страницы. В поле Число копий (Number of copies) рассматриваемого диалогового окна можно указать какое количество экземпляров документа должно быть выведено на печать. Переключатель Бее (АН) задает печать всех страниц листа (страниц выделенных листов, страниц диапазонов ячеек), переключатель Страницы с...
по... (Pages from... to...) позволяет задать начальный и конечный номера страниц, когда печатается часть документа.
Разбиение листа на страницы осуществляется автоматически. При этом используются параметры, установленные на четырех вкладках (Страницы (Page), Поля (Margins), Колонтитулы (Header/Footer) и Лист (Sheet)) диалогового окна Параметры страницы (Page Setap). У пользователя имеется возможность задавать следующие параметры: ориентацию страницы (книжную или альбомную); размер бумаги; номер первой страницы, с которой будет продолжена автонумерация страниц; масштаб выводимого листа рабочей книги в процентах от исходной его величины; центрирование данных (горизонтальное или вертикальное) в пределах страницы; размеры полей и колонтитулы страницы; последовательность вывода страниц (сначала сверху вниз затем вправо или слева направо затем вниз); печатать или не печатать рабочую сетку ячеек, заголовки строк (1,2...) и столбцов (А, В, С...) и другие параметры. В Excel существуют горизонтальный и вертикальный маркеры разрыва страницы, которые отображаются на экране в виде горизонтальной и вертикальной линии соответственно. Эти линии можно сделать видимыми, задав параметр Авторазбиение на страницы (Automatic Page Breaks) на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) меню Сервис (Tools).
Наряду с автоматическим разбиением листа на страницы можно задать вставку маркера разрыва страницы вручную. Для этого нужно выполнить следующие операции:
148
переместить указатель на ячейку, перед которой должен быть вставлен разрыв страницы;
выполнить команду Разрыв страницы (Page Break) меню Вставка (Insert).
В результате Excel вставит соответствующий маркер разрыва страницы: вертикальный, горизонтальный или оба сразу. Определяющей является позиция указателя ячейки. Замечания:
если указатель расположен на ячейке внутри рабочего листа, то вставляются вертикальный и горизонтальный маркеры страницы, проходящие по левой и верхней границе активной ячейки;
если указатель расположен на ячейке первой строки рабочего листа, то будет вставлен только вертикальный маркер разрыва страницы по левой границе активной ячейки;
если указатель расположен на ячейке первого столбца, то будет вставлен только горизонтальный маркер по верхней границе активной ячейки;
если указатель расположен на ячейке А1, то команда Разрыв страницы (Page Break) недоступна;
для того, чтобы вставить только горизонтальный или вертикальный маркер разрыва страницы, перед выполнением команды необходимо выделить соответствующую строку или столбец;
удаление вставленного вручную маркера осуществляется по команде Убрать разрыв страницы (Remove Page Break). Эта команда доступна в случае, если указатель помещен на ячейке, у которой верхняя и левая граница являются частью горизонтального и вертикального маркера разрыва страницы, соответственно.
4. Содержимое определенных строк и/или столбцов таблицы можно распечатать как заголовки на каждой странице многостраничного документа. Для этого необходимо выполнить следующее:
в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) выбрать вкладку Лист (Sheet) и разместить окно таким образом, чтобы были видны нужные диапазоны ячеек печатаемой таблицы;
поместить курсор ввода в поле Сквозные строки (Rows to Repeat at Top) этой вкладки;
выделить с помощью мыши смежные строки, содержимое которых будет печататься на каждой странице (в поле Сквозные строки (Rows to Repeat at Top) появится ссылка на эти строки);
поместить курсор ввода в поле Сквозные столбцы (Columns to Repeat at Left);
выделить с помощью мыши нужные смежные столбцы (в поле Сквозные столбцы (Columns to Repeat at Left) появится ссылка на эти столбцы);
