Открытие рабочей книги Excel можно выполнить с помощью кнопки Открыть (Open) панели инструментов или по команде Открыть... (Open...) меню Файл (File) программы. При этом на экране появляется диалоговое окно Открытие документа (Open). Назначение кнопок и полей окна, порядок их использования при открытии файла идентичен рассмотренному в Word. Открыть файл рабочей книги можно с помощью списка ранее открывавшихся файлов. Этот список становится доступным при раскрытии меню Файл (File) и включает в себя имена четырех файлов, которые открывались последними в предыдущих сеансах работы с Excel.
Замечания.
Используемая по умолчанию папка, имя которой представляется в диалоговом окне Открытие документа (Open), задается в поле Рабочий каталог (Default File Location) вкладки Общие (General) диалогового окна Параметры (Options). Это окно открывается с помощью одноимённой команды меню Сервис (Tools).
За один раз можно открыть сразу несколько рабочих книг. Для этого необходимо предварительно выделить имена < соответствующих файлов, представленных в открытой папке диалогового окна Отбытие документов (Open). Выделение осуществляется щелчком левой кнопки мышм при одновременно нажатой клавише . Для каждой открытой книги создается свое окно.
Для того чтобы в меню Файл (File) высвечивались имена последних четырех ранее открывавшихся файлов, необходимо установить флажок Список ранее открывавшихся файлов (Recently Used File List) на вкладке Общие (General) диалогового окна Параметры (Options) меню Сервис (Tools). Количество таких файлов в Excel не изменяется и всегда равно 4.
146
Если содержимое открытой книги с внесёнными в неё изменениями необходимо записать в файл с новым именем, то нужно выполнить команду Сохранить как (Save As). При этом появляется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), порядок работы с которым рассмотрен ранее. В остальных случаях используется команда Сохранить (Save) или кнопка Сохранить (Save). При этом диалоговое окно Сохранение документа (Save As) не появляется, и все сделанные в открытой рабочей книге изменения записываются в тот же файл.
Замечания.
Excel позволяет сохранять не только отдельные документы, но и текущую конфигурацию открытых книг и окон. Такой "срез" состояния программы запоминается в так называемом файле рабочей области по команде Сохранить рабочую область... (Save Workspace...) меню Файл (File). В одноименном с командой диалоговом окне задается папка, имя и расширение файла рабочей области (по умолчанию Личная папка/Resume.xlw). Создавать файл рабочей области рекомендуется при завершении сеанса работы с несколькими большими документами. Тем самым сохраняются имена открытых рабочих книг, параметры окон и т.д. В начале следующего сеанса работы открытие файла рабочей области приведет к открытию всех файлов и установке необходимых параметров, соответственно.
В процессе работы с рабочей книгой рекомендуется использовать функцию Автосохранение (AutoSave). При этом Excel автоматически, через заданный период времени сохраняет документ в его же файле. Тем самым "страхуются" от потери части информации, имеющейся в оперативной памяти, но не записанной на диск, в случае отключения питания, сбоев в работе программы или аппаратуры. Издержкой использования Автосохранения (AutoSave) является непроизводительное расходование процессорного времени на перезапись файла.
Режим автоматического сохранения программы можно задать только в том случае, если ранее была установлена соответствующая программа-надстройка, расширяющая стандартные функциональные возможности Excel. Для установки таких программ в Excel используется Мастер надстроек, который выбирается командой Надстройки... (Add-Ins...) меню Сервис (Tools). При ее выполнении в одноименном диалоговом окне появляется список доступных в Excel программ-надстроек. Установка флажка напротив строки Автосохранение (AutoSave) подключает соответствующую программу. При этом в меню Сервис (Tools) появляется ранее отсутствующая команда Автосохранение (AutoSave). Выполнение этой команды приводит к появлению на экране одноименного диалогового окна.С его помощью задается временной интервал автосохранения, что сохранять (только активную или все открытые рабочие книги) и как сохранять (с предварительным запросом на разрешение сохранения или без него).
